¿Cómo crear respuestas automáticas en WhatsApp para tus clientes?

Te enseñamos el paso a paso para que puedas configurar los mensajes automáticos más importantes para tu negocio y que nadie se quede sin respuesta.

Lo primero y más importante es que para enviar mensajes automáticos, debes tener instalado WhatsApp Business, aplicación que reemplazará el WhatsApp tradicional y que está para dispositivos móviles tanto Android como iOS. 

Nota: NO necesitas instalar ninguna aplicación adicional, fuera de WhatsApp Business, pues esta facilidad viene integrada en la app. 

Una vez instalado WhatsApp Business y que hayas completado los datos más importantes de tu negocio, podrás programar tus mensajes para responder automáticamente a quienes te escriban. 

Esta función puede desarrollarse de tres maneras:

1. Mensajes de ausencia
2. Mensajes de bienvenida
3. Respuestas rápidas

¡Te explicaremos todas!

1. Mensajes de ausencia

Recomendamos estos mensajes si vas a estar ausente y no habrá quién se haga cargo de responder consultas. Puede ser en periodo de vacaciones, en los horarios en que tu negocio no atiende, en fechas específicas en que no se podrá responder, etc.

Aquí el Paso a paso para activar los Mensajes de ausencia:

1. Toca el ícono de más opciones ⋮ (Android) o Configuración (iOS) > Herramientas para la empresa >  Mensaje de ausencia
2. Activa Enviar mensaje de ausencia.
3. Toca el mensaje para editarlo > OK.
4. En Horario, toca y elige entre estas opciones:
   – Enviar siempre, para enviar el mensaje automático en todo momento.
   – Horario personalizado, para enviar el mensaje automático únicamente durante horarios específicos.
   – Fuera del horario comercial, para enviar el mensaje automático únicamente fuera del horario comercial. Esta opción solo está disponible si estableciste un horario comercial en tu perfil de empresa. Obtén información sobre este tema en este artículo.
5. En Destinatarios, selecciona una de estas opciones:
   – Todos, para enviar el mensaje automático a todas las personas que te escriban después del horario comercial.
   – Los que no están en la libreta de contactos, para enviar el mensaje automático a los números que no tengas guardados en la libreta de contactos.
   – Todos excepto a…, para enviar el mensaje automático a todos los números excepto a algunos seleccionados.
   – Solo enviar a…, para enviar el mensaje automático a determinados destinatarios.
6. Toca Guardar.

2. Mensajes de bienvenida

Estos mensajes son ideales para que el usuario que te escribe, reciba inmediatamente una respuesta. Pueden ser usados para dar una bienvenida cálida con la voz de tu marca o para acortar tiempos de espera y agilizar el proceso de venta. 

Por ejemplo, si usas WhatsApp Business para agendar horarios de atención, tu mensaje inicial puede indicar los datos necesarios para agendar esa hora (nombre, día, horario, etc) o si lo usan en tu empresa para recibir pedidos, usar el mensaje de bienvenida para saludar y solicitar datos del pedido, dirección de envío, método de pago, etc.

Otra forma de usarlo puede ser para enviar un mensaje a tus clientes luego de 14 días de inactividad de la última vez que interactuaron.

Si es lo que necesitas, te dejamos aquí el paso a paso para activar los Mensajes de bienvenida:

1. Toca el ícono de más opciones ⋮ (Android) o Configuración (iOS) > Herramientas para la empresa >  Mensaje de bienvenida
2. Activa Enviar mensaje de bienvenida.
3. Toca el mensaje para editarlo  > OK
4. En Destinatarios, selecciona una de estas opciones:
   – Todos, para enviar el mensaje de bienvenida a todas las personas que te escriban después del horario comercial.
   – Los que no están en la libreta de contactos, para enviar el mensaje de bienvenida a los números que no tengas guardados en la libreta de contactos.
   – Todos excepto a…, para enviar el mensaje de bienvenida a todos los números excepto a algunos seleccionados.
   – Solo enviar a…, para enviar el mensaje de bienvenida a determinados destinatarios.
5. Toca Guardar.

3. Respuestas rápidas

Esta no es una función de respuesta automática, pero sí ahorra tiempo a la hora de escribir un mensaje frecuente. Consiste en atajos que se crean en el teclado para responder de forma más rápida, esto puede ser en texto o multimedia. 

Estos atajos los verás cuando escribas una “/” y te aparecerán las respuestas que hayas ingresado antes, con su respectiva palabra clave. 

Te indicamos cómo establecer Respuestas rápidas: paso a paso

1. Toca el ícono de más opciones ⋮ (Android) o Configuración (iOS) > Herramientas para la empresa >  Respuestas rápidas.
2. Toca el ícono de añadir (+)
3. Escribe un mensaje de texto o adjunta un archivo multimedia para la respuesta rápida.
4. Establece el atajo del teclado para la respuesta rápida.
5. Establece la palabra clave para encontrarla rápidamente. Nota: Las palabras clave son muy útiles para ordenar las respuestas rápidas si tienes varias guardadas en tu lista. Puedes tener hasta tres palabras clave por respuesta rápida (de esta manera la puedes encontrar bajo más de un término)
6. Toca Guardar.

Cómo usar las Respuestas rápidas:

1. Abre el chat.
2. En el cuadro de texto, escribe una “/” seguida del atajo de la respuesta rápida que ya hayas creado anteriormente.
3. Selecciona la respuesta rápida. La plantilla del mensaje aparecerá automáticamente en el cuadro de texto.
4. Puedes editar el mensaje o simplemente tocar el ícono de enviar.

¿Cómo ordenar las Respuestas rápidas?

Si creaste varias respuestas rápidas, puedes ordenarlas por palabra clave y por uso. 

Las respuestas rápidas cuyas palabras clave aparecen dentro de la conversación actual se mostrarán primero, seguidas de las respuestas rápidas que utilizaste recientemente.

¿No puedes guardar tu respuesta rápida?

Si no puedes guardar tu respuesta, puede ser porque no se ha respetado algunas limitantes. Por ejemplo:

• Puedes guardar como máximo 50 respuestas rápidas.
• El límite de caracteres del atajo de una respuesta rápida es ed 25.
• Los espacios antes y después del atajo serán eliminados.
• Todos los atajos deben iniciar con la barra (/).
• Puedes escribir hasta 3 palabras clave para cada respuesta rápida.
• Las palabras clave no pueden tener espacios ni ninguno de los siguientes caracteres ‘!’, ‘#’, ‘$’, ‘%’, ‘&’, ‘(‘, ‘)’, ‘*’, ‘+’, ‘-‘, ‘.’, ‘/’, ‘\’, ‘:’, ‘;’, ‘<‘, ‘=’, ‘>’, ‘?’, ‘@’, ‘[‘, ‘]’, ‘^’, ‘_’, ‘`’, ‘{‘, ‘|’, ‘}’, ‘~’, ‘×’, ‘÷’, ‘»‘.
• El límite de caracteres de cada palabra clave es de 15.

¿Qué tal toda esta información? Ahora ya sabes cómo activar tus mensajes automáticos y cómo sacar el máximo provecho a WhatsApp Business, agilizando el proceso de comunicación con tus clientes.

⚠ Atención: No utilices estos mensajes de forma indiscriminada, tus usuarios pueden molestarse si sienten que sólo se comunican con un robot. Estos mensajes te ayudarán a facilitar algunos pasos, pero nada reemplazará el trato persona a persona. 

Por eso recomendamos que utilices mensajes automáticos en lugares/momentos estratégicos y que luego tus usuarios reciban un trato personalizado.

¿Te sirvió este artículo? ¡Esperamos que sí! 🙂